甲方展示的數字化便利，成功推動(dòng)了公司轉型的進(jìn)程

2021年5月，公司通過(guò)已合作的甲方企業(yè)了解到，對方正在使用的一套項目管理軟件，可以幫助企業(yè)查看每一個(gè)項目合同里的合同數據，收票數據，已付款數據一目了然。

對方還提到，現在的項目都是通過(guò)管理系統進(jìn)行線(xiàn)上數據收集，代替了傳統的線(xiàn)下手工記賬方式，每次有請款流程發(fā)起時(shí)，系統就會(huì )自動(dòng)顯示票據和已付款情況，減少了平時(shí)查找歷史數據的時(shí)間，避免出現收票與付款不符合的情況。這也讓公司切實(shí)了解到了數字化管理工具的便利，進(jìn)一步促進(jìn)了公司邁入數字化轉型的隊伍。

公司面臨的管理挑戰

公司以前使用功能較單一OA系統來(lái)完成財務(wù)數據統計、日常事務(wù)使用請假、考勤功能、項目類(lèi)使用合同流程、付款流程功能等事務(wù)的管理。

但功能簡(jiǎn)單的系統無(wú)法進(jìn)行數據匯總，只能記錄審批流程。重要數據通過(guò)電話(huà)溝通的方式在多人之間流轉，極易出錯。人工也無(wú)法對單據進(jìn)行實(shí)時(shí)匯總結算，當月的財務(wù)經(jīng)營(yíng)報表，需要延遲十天到半個(gè)月才能整理出來(lái)。

為了提升管理效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，公司要求2021年底引進(jìn)數字化智能管理系統，通過(guò)系統代替人工管理清楚每個(gè)項目的合同，開(kāi)票，收款，對下合同，收票和付款的數據，有效把控成本、現金流等問(wèn)題，避免風(fēng)險發(fā)生。

紅圈解決方案：

自動(dòng)匯總和計算：累計合同金額、累計收票金額、累計付款金額自動(dòng)匯總，已收票未付款金額。

1、新建項目付款時(shí)，項目責任人先通過(guò)紅圈系統選擇好對應項目和支出合同，錄入進(jìn)項發(fā)票，同時(shí)附上進(jìn)項發(fā)票附件及快遞信息；

2、財務(wù)收到發(fā)票后，在紅圈系統中進(jìn)行確認操作，發(fā)票金額自動(dòng)累計到支出合同內；

3、需要支付款項時(shí)，項目責任人在系統中發(fā)起付款流程，選擇對應的項目與支出合同，系統會(huì )自動(dòng)顯示已付款金額和已收票金額，同時(shí)自動(dòng)提醒項目責任人本次付款是否可以保存發(fā)起；

4、后續節點(diǎn)及總經(jīng)理審批之后，會(huì )計將付款手續遞交出納完成付款，系統自動(dòng)能夠實(shí)時(shí)計算累計付款金額。

紅圈團隊線(xiàn)上答疑，線(xiàn)下反復培訓：

2021年10月系統培訓上線(xiàn)后，紅圈團隊先后召開(kāi)了兩次系統使用答疑會(huì )，重點(diǎn)解決項目上人員操作不熟練問(wèn)題，反復培訓，保證關(guān)鍵用戶(hù)學(xué)會(huì )操作軟件并錄入數據。同時(shí)，紅圈團隊每周都會(huì )跟進(jìn)系統使用情況，公司相關(guān)人員遇到使用問(wèn)題，直接在紅圈使用群里隨時(shí)進(jìn)行反饋，系統負責人做到2小時(shí)內回復答疑。

目標達成

2021年11月，公司完成了所有在建項目的切換上線(xiàn)，紅圈系統上線(xiàn)之后，項目財務(wù)數據執行情況中的每筆付款單中都能夠明確顯示合同金額、收票金額、應付金額，并為審批節點(diǎn)作出合規性審批判斷。

截止到2021年12月初，公司通過(guò)紅圈系統，共拒絕了20筆無(wú)票付款，幾十個(gè)在建項目沒(méi)有再出現過(guò)無(wú)票付款，墊付稅金的情況。

客戶(hù)說(shuō)：

得益于今年推行的項目管理信息化全覆蓋工作，讓更多的項目合作伙伴可以高效便捷的在系統上知曉每一個(gè)項目的財務(wù)數據，這樣大大提高了公司在商會(huì )圈內的知名度。

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