企業(yè)面臨的項目管理挑戰

1、信息化程度低，內部管理流程不規范

• 對于庚申建設來(lái)說(shuō)，打破數據壁壘、規范整體管理流程是急需解決的問(wèn)題之一。由于受到傳統管理模式的限制，企業(yè)的合同信息和臺賬收集整理困難，后續信息調用不易；各環(huán)節資料重復填寫(xiě)出錯率大于50%，返工率極高；

• 各部門(mén)統計報表手動(dòng)計算生成，易出錯效率低占用大量時(shí)間；各部門(mén)審批流程節點(diǎn)不清晰，無(wú)法定責相應人員；結果數據無(wú)最終分析，決策憑據缺乏。因此，企業(yè)希望借助信息化項目管理系統工具，一并梳理內部流程，提高管理效率。

2、材料成本難以把控

• 項目分散，經(jīng)營(yíng)管控數據不能及時(shí)、準確反饋回公司本部，領(lǐng)導無(wú)法掌控成本、資金等動(dòng)態(tài)數據，決策無(wú)依據，“盲簽”情況普遍，領(lǐng)導被迫審批；

• 無(wú)法及時(shí)了解材料采購進(jìn)度情況，造成項目施工與采購前后不同步，無(wú)法直觀(guān)比較。采購合同前無(wú)成本預算信息，付款時(shí)無(wú)參考。管理層無(wú)法掌握材料實(shí)際成本發(fā)生，容易導致項目竣工結案時(shí)費用超標，但超支的責任不明；材料審批不健全、不及時(shí)、記錄不易留存，過(guò)程缺少總量控制，導致申請超預算時(shí)有發(fā)生；材料申請后并沒(méi)有保時(shí)保量到場(chǎng)。

3、現金流問(wèn)題多

• 由于信息化程度較低，企業(yè)無(wú)法及時(shí)了解每一個(gè)項目的動(dòng)態(tài)資金情況，不清楚簽了多少錢(qián)，應收賬款是多少，實(shí)際收了多少，付了多少款，目前還有多少資金可以用。收、付款信息不完整無(wú)法溯源，一旦出現問(wèn)題查找困難互相甩鍋；

• 應收賬款多，但收款不順利，資金過(guò)多占用在應收賬款項目上，造成現金流緊缺；保證金到期不予返還或拒絕退還，構成了應收賬款風(fēng)險和壞賬損失風(fēng)險，導致資金周轉率下降，影響資金利用效率，同時(shí)，對外供應商付款和對內工資支付也會(huì )受到影響。

4、項目過(guò)程難以管控

• 工程項目施工周期長(cháng)，施工現場(chǎng)情況難于實(shí)時(shí)把控。班組不能及時(shí)上報施工進(jìn)度，不清楚每個(gè)班組的施工效率，不了解項目的進(jìn)度完成了多少，造成項目處于失控狀態(tài)；施工質(zhì)量安全把控不規范，造成返工，使成本增加，施工進(jìn)度拖延，甚至造成安全隱患；無(wú)法對施工人員的真實(shí)工作情況進(jìn)行有效把控，脫崗或消極怠工等情況造成勞務(wù)成本損失，也同樣影響項目進(jìn)度和質(zhì)量。

紅圈方案

1、實(shí)現數據共享，完善內部管理流程梳理

• 紅圈工程項目管理系統，將多個(gè)部門(mén)和項目之間的信息流打通，完成資源的合理調配和平衡。系統將項目運營(yíng)過(guò)程中大量的臺賬、合同信息、證書(shū)、簽證、票據等信息永久留存，能夠隨時(shí)在線(xiàn)上調閱資料，避免信息重復，實(shí)現信息化共享；

• 優(yōu)化了內部無(wú)效溝通，梳理了內部管理流程。項目管理流程可視化、各個(gè)環(huán)節人責權劃分明確。通過(guò)系統梳理清楚每個(gè)審批節點(diǎn)的責任矩陣，責任匹配角色梳理清晰，各部門(mén)圍繞項目的權責，提高內部審批效率，降低跨部門(mén)溝通成本；

• 圍繞單項目過(guò)程數據清晰留檔，成本、現金流數據自動(dòng)匯總，形成可視化報表。同時(shí)設置支出超標預警，審批有數據參考依據，降低管理層決策失控問(wèn)題。

2、全過(guò)程的材料成本管控

• 紅圈工程項目管理系統為企業(yè)建立材料臺賬，設置了包含采購計劃、材料請購、材料驗收、材料發(fā)票、材料付款等全過(guò)程的材料成本管控。實(shí)現事前把控材料成本，過(guò)程中控制材料成本，避免管理層不清楚材料是否已超成本，形成預警機制，在辦公室就能隨時(shí)知曉項目材料用量情況。

3、全方位資金管理

• 投標保證金管理：系統為企業(yè)搭建了從“保證金繳納”到“投標期間費用繳納審核與記錄”，再到“保證金退還”的流程管理，并設置保證金回收的提醒，確保投標資金順利返還；

• 收款管理：系統完善了項目資金中的收款計劃管理，方便安排對下支付計劃。實(shí)際收款可根據開(kāi)票情況，及時(shí)追蹤收款情況并做登記匯總；

• 付款管理：根據公司資金情況做供應商付款計劃，并在系統中及時(shí)記錄收票信息；相關(guān)人員可根據系統中顯示的收票信息和資金計劃、項目余額情況做線(xiàn)上付款申請，財務(wù)部有資金數據做參考，便于在實(shí)際付款之前規避資金風(fēng)險；

• 其他費用線(xiàn)上管理：增值稅、費用報銷(xiāo)、勞務(wù)資料和支出等數據全部進(jìn)行線(xiàn)上登記和審批，便于隨時(shí)查閱相關(guān)信息，審批也不限時(shí)間地點(diǎn)，更加及時(shí)。

4、項目過(guò)程管控

• 企業(yè)可通過(guò)工程項目管理系統建立具體施工計劃，包含總計劃-月計劃-周計劃-日報等詳細流程，同時(shí)記錄并匯總每個(gè)項目的施工進(jìn)度、簽證變更、施工日報、月進(jìn)度匯報、項目巡檢、勞務(wù)考勤記錄等信息。將計劃產(chǎn)值與實(shí)際產(chǎn)值形成對比，再結合預算消耗判斷是否匹配，把控項目風(fēng)險；

• 采用形象管理的方式，通過(guò)拍攝上傳施工現場(chǎng)真實(shí)情況的照片，管理層可隨時(shí)了解最真實(shí)的施工進(jìn)度情況、質(zhì)量安全整改等情況；手機匯報施工日志，操作簡(jiǎn)單，通過(guò)照片自動(dòng)生成時(shí)間水印，保證真實(shí)有效；形象管理還能夠有效管控項目現場(chǎng)施工人員的實(shí)際作業(yè)情況和具體產(chǎn)出，避免部分員工消極怠工造成的進(jìn)度拖延和經(jīng)濟損失。

方案價(jià)值

1、完成了科學(xué)地管理流程梳理，實(shí)現了企業(yè)信息共享，加強了企業(yè)內部各部門(mén)之間的有效溝通，充分提升管理效率。

2、控制材料成本，設置超支預警，讓材料供應更加平滑順暢，減輕耗損，實(shí)現提高企業(yè)的經(jīng)濟效益的最終目的。

3、完善項目資金管理，收付款賬目筆筆清晰，保證金、回款逾期提醒，避免資金被占用，數據支撐把控過(guò)程風(fēng)險。

4、老板可通過(guò)手機端的工程項目管理系統就可以隨時(shí)了解每個(gè)項目每個(gè)月做了多少工程量，審定的產(chǎn)值金額是多少，項目進(jìn)度如何。同時(shí)，項目質(zhì)量監控情況也在系統上有清晰細致的記錄，人責權劃分明確，有效減少返工，通過(guò)優(yōu)化流程來(lái)提高公司整體效益 。