【成本失控常見(jiàn)情景】

情況1：

張總的工程公司以前一直用財務(wù)OA軟件處理合同及各項審批，但OA軟件不能自動(dòng)匯總計算。近年項目增多后，他需要每天處理40多條合同和30-40個(gè)付款審批，處理一條審批至少需要20分鐘，因為時(shí)間緊張沒(méi)辦法核對每一條審批流程的金額，有時(shí)候沒(méi)核對金額就直接通過(guò)了。

有一次某項目預算只有1000噸的鋼筋，但在合同簽訂過(guò)程中未核對合同額與預算的進(jìn)度比，結果簽了2000噸的合同，公司因此承擔了幾十萬(wàn)元合同違約金。

情況2：

項目采購到貨單一周平均到20張以上，采購員每天忙于材料詢(xún)價(jià)下單，每半個(gè)月一次甚至一個(gè)月才能統計出當月的結算單。

結算延遲導致有一個(gè)項目原本收入合同額簽了2000萬(wàn)，項目結束3個(gè)月后，采購才完成項目上全部材料的統計結算，才發(fā)現項目上的材料使用50%以上都超出了預算數量，統計材料成本多出預算240多萬(wàn)，占合同額12%！

老板張總說(shuō)：“以往的項目合同、結算、付款等業(yè)務(wù)的審批，需要耗費大量的精力獲取歷史數據，基本都是盲批，因為想看看不到，看到了也基本不準，沒(méi)辦法嚴格審批。但現在項目增多所帶來(lái)的審批事項增加，必須要通過(guò)一個(gè)專(zhuān)業(yè)的項目管理平臺，對歷往業(yè)務(wù)發(fā)生數據及時(shí)匯總核算，以實(shí)現降本增效的目的”。

以上導致成本超支的場(chǎng)景是不是很常見(jiàn)？那么，工程項目究竟如何才能有效管控成本，避免資金風(fēng)險呢？

一、前期的預控

1、明確崗位職責，避免扯皮

將成本責任目標落實(shí)到每個(gè)部門(mén)乃至具體的個(gè)人，通過(guò)制定各部門(mén)和各管理崗位的職責，使每個(gè)人明確自己業(yè)務(wù)工作范圍和成本控制范圍，避免出現問(wèn)題后互相扯皮。

2、規范管理流程，制定行之有效的運行程序

粗放、混亂的管理模式下，很多人容易不按既定流程辦事，極易出現問(wèn)題，且事后很難追責。因此，企業(yè)必須制定一套行之有效的管理流程，并且使之制度化、規范化，用以指導企業(yè)成本管理工作的有效開(kāi)展，包括施工項目成本管理辦法、實(shí)施細則、工作手冊、管理流程、管理工具及傳遞方式等。

二、過(guò)程中的管控成本

控制的核心在于項目過(guò)程中的把控。只有在過(guò)程中進(jìn)行及時(shí)的成本跟蹤，實(shí)時(shí)掌握項目經(jīng)營(yíng)數據，出現問(wèn)題才能及時(shí)糾偏，達到事中管理的目的。

但你會(huì )發(fā)現依賴(lài)傳統的項目管理方式，無(wú)法做到對成本數據的實(shí)時(shí)監控，許多問(wèn)題解決起來(lái)依然費時(shí)費力。近年來(lái)很多施工企業(yè)開(kāi)始引進(jìn)信息化工程項目管理系統，事實(shí)上，借鑒新的信息化管理模式，成本管理問(wèn)題就要簡(jiǎn)單許多。

運用數字化工具進(jìn)行目標成本管控

運用專(zhuān)業(yè)的信息化工具能夠助力企業(yè)實(shí)現內部管理的標準化、規范化，完成內部數據互通，提高各部門(mén)的溝通協(xié)同效率。

信息化項目管理系統能夠對項目的成本采取事前預警，事中干預，事后總結的方式進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)管理，系統具有自動(dòng)匯算的能力，能夠讓管理層隨時(shí)掌握項目經(jīng)營(yíng)數據，讓數據提供決策支撐，真正將管理由粗放式轉變?yōu)榫毣芾?，有效幫助企業(yè)提升管理效率，實(shí)現降本增收。

紅圈工程項目管理系統-覆蓋工程項目的全生命周期

紅圈-實(shí)時(shí)查看所有項目的收支數據

紅圈-項目現金流數據分析

材料成本管理：在紅圈系統中錄入材料預算，施工過(guò)程中，可通過(guò)軟件及時(shí)上報當天實(shí)際材料成本，材料的采購與提料數據清晰可見(jiàn)，避免核算不清。材料的實(shí)際成本出現超出預算的風(fēng)險時(shí)，系統能夠觸發(fā)預警提醒。管理層可以結合預警機制及時(shí)發(fā)現材料過(guò)程超量情況，讓材料數量可控制，節約材料浪費，減少材料成本。真正實(shí)現事前把控材料成本，過(guò)程中控制材料成本。

機械成本管理：施工過(guò)程中，通過(guò)系統可上報當天實(shí)際產(chǎn)值與實(shí)際成本。系統會(huì )自動(dòng)按天、項目、機械數據統計分析。管理層可清晰了解項目上每臺機械實(shí)時(shí)的產(chǎn)值和成本以及各種關(guān)鍵指標和明細，從而對每臺機械的產(chǎn)值和成本進(jìn)行對比，做到心里有數，發(fā)現管理漏洞及時(shí)節約成本。

勞務(wù)成本管理：相關(guān)負責人可在系統中錄入勞務(wù)預算數據。施工過(guò)程中，通過(guò)軟件及時(shí)上報實(shí)際勞務(wù)成本，將預算和實(shí)際成本進(jìn)行對比，發(fā)生超出預算風(fēng)險時(shí)，系統可以自動(dòng)觸發(fā)預警提醒。管理層可以通過(guò)紅圈軟件實(shí)時(shí)了解單項目的實(shí)際勞務(wù)成本，各項支出明細可查，為結算提供依據。

綜上，工程企業(yè)只有實(shí)現了對成本的有效控制，才能達到降本增效的目的，而信息化系統是管理過(guò)程中的有效助手，能夠在短時(shí)間內快速有效提升管理效率，從而幫助企業(yè)在市場(chǎng)競爭中占據優(yōu)勢地位。

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